Sprawne przemieszczanie towarów pomiędzy dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu szczegółów. Samo postanowienie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają nieaktualne dane. W codziennej pracy właśnie takie z pozoru drobne kwestie na prawdę bardzo często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różnorodne fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy lub zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania w rzeczywistości występują w danym łańcuchu dostaw. Przeciwnie wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a zupełnie inaczej przy wielkiej liczbie niewielkich przesyłek kierowanych w różnorodne miejsca. Znaczenie moraz częstotliwość dostaw, wielkość zapasów a także sposób przygotowania produktów. Jeśli magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, dosłownie dostępny pojazd nie rozwiązuje kłopotu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część obowiązków związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W współzależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów lub kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga szczegółowego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. Szczególnie ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeżeli już odbiorca zmieni godzinę dostawy, należy mieć świadomość tego, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o następnym postępowaniu. Bardzo podobnie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy pomiędzy dokumentacją a rzeczywistą liczbą sztuk. Niejasne procedury powodują wówczas, że kilka osób wykonuje te same czynności kontrolne albo oczekuje na decyzję innej strony. Przy ustalaniu zakresu obsługi warto zatem uwzględnić też takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zamówienia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu towarów. Zakres jego zadań uzależniony jest od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy istotne jest natomiast to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W przeciwnym przypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na bazie wcześniejszych danych. Problem może być nieznaczny przy pojedynczym zleceniu, lecz przy ogromnej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto też pamiętać, że szybkość działania nie zawsze oznacza wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu sprawia więcej pomyłek podczas kompletacji lub sprawdzeniu dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w późniejszym czasie wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa też charakter przechowywanych towarów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe albo wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty łatwe do magazynowania i pakowania. Znaczenie ma także układ przestrzeni. Jeżeli już towary na prawdę często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Podobnie funkcjonuje sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć równocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto zatem obserwować nie tylko końcowy termin dostawy, niemniej jednak też czas potrzebny na poszczególne czynności, liczbę korekt a także miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Zobacz także: firma transportowa Kraków.