Wymiana danych wśród programami księgowymi, systemami sprzedażowymi i centralnymi rejestrami wymaga dziś nie tylko dobrego oprogramowania, niemniej jednak także przemyślanego sposobu komunikacji. W sytuacji Krajowego Systemu e-Faktur istotną rolę odgrywa KSeF API, czyli zestaw mechanizmów umożliwiających programom zewnętrznym komunikowanie się z systemem. W praktyce znaczy to, że użytkownik nie musi każdej operacji wykonywać ręcznie w osobnym środowisku, ponieważ określone czynności mogą być wykonywane wprost z poziomu zintegrowanego programu.
Samo połączenie systemów nie sprowadza się natomiast do przesłania dokumentu. Należy uwzględnić sposób uwierzytelniania, strukturę danych, obsługę odpowiedzi systemu a także sytuacje, w których komunikacja zostanie przerwana albo przekazane dane okażą się nieprawidłowe.
Integracja z KSeF API wymaga głównie ustalenia, jakie informacje mają być przekazywane i w którym momencie. W prostym wariancie system sprzedażowy może przygotować dane faktury, a następnie przekazać je do odpowiedniego interfejsu. Bardziej rozbudowane rozwiązania mogą prócz tego pobierać informacje o statusie dokumentu, identyfikatorze nadanym przez system czy wynikach przetwarzania. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie tych etapów. Samo wysłanie danych nie powinno być traktowane jako równoznaczne z zakończeniem całego procesu, ponieważ system zewnętrzny musi jeszcze należycie zareagować na otrzymaną odpowiedź. Jeśli wystąpi błąd, potrzebna jest informacja pozwalająca ustalić jego przyczynę i zdecydować, czy dokument należy poprawić, przesłać ponownie, czy pozostawić do następnej obsługi. Ma to znaczenie zwłaszcza przy większej liczbie faktur, gdzie ręczne sprawdzanie każdego przypadku bardzo szybko staje się czasochłonne.
Przy projektowaniu takiego połączenia warto także uwzględnić różnice pomiędzy środowiskiem testowym a produkcyjnym. Kod odpowiedzialny za komunikację może działać poprawnie podczas prób, a pomimo to wymagać dodatkowych przeróbek przed wykorzystaniem w prawdziwym obiegu dokumentów. Znaczenie mają także limity, czas odpowiedzi oraz sposób reagowania na chwilową niedostępność usługi. W świetnie zaplanowanym rozwiązaniu nie zakłada się, że każda operacja zakończy się natychmiastowym powodzeniem. System powinien przechowywać informacje potrzebne do późniejszej testom i pozwalać odtworzyć przebieg operacji. Przydatne okazuje się też logowanie komunikatów technicznych, choćby zakres zapisywanych danych trzeba dobrać tak, aby nie zbudować niepotrzebnego zbioru informacji.
Kolejną kwestią jest dopasowanie integracji do sposobu pracy konkretnego przedsiębiorstwa. Inaczej może wyglądać wymianę faktur wystawianych pojedynczo, a przeciwnie proces obejmujący setki lub tysiące dokumentów generowanych samoczynnie. W pierwszym przypadku część czynności może pozostać pod kontrolą użytkownika, natomiast przy sporej skali większe znaczenie zyskują automatyczne kolejkowanie, ponawianie operacji i monitorowanie statusów. Trzeba też przewidzieć, co stanie się z dokumentem w systemie źródłowym, gdy przekazanie danych do KSeF zakończy się błędem. Zbyt prosta logika może prowadzić do powstawania rozbieżności wśród lokalną bazą a stanem dokumentów w systemie centralnym. Dlatego KSeF API trzeba traktować nie jako pojedyncze połączenie techniczne, lecz jako element całego procesu obiegu faktur, w którym znaczenie mają zarówno dane wejściowe, komunikacja, jak i dalsze przetwarzanie otrzymanych informacji.
Dodatkowe informacje: dokumentacja KSeF API.