Zmiany w obszarze dokumentowania transakcji gospodarczych wynikają z postępującej cyfryzacji procesów administracyjnych a także potrzeby usprawnienia obiegu informacji pomiędzy podmiotami a instytucjami publicznymi. Wprowadzanie rozwiązań opartych na systemach informatycznych wymaga dopasowania procedur wewnętrznych a także narzędzi używanych w codziennej pracy. Przedsiębiorcy oraz osoby odpowiedzialne za księgowość muszą uwzględniać nowe standardy dotyczące formatu dokumentów i sposobu ich przekazywania, co wpływa na organizację pracy a także obieg danych w firmie.

Proces ten nie jest jednorazowym działaniem, lecz etapowym dostosowaniem się do określonych zaleceń technicznych i prawnych.

Jednym z elementów tych modyfikacji jest ksef, czyli rozwiązanie umożliwiające centralne administrowanie fakturami ustrukturyzowanymi. System ten opiera się na jednolitym formacie danych, który umożliwia na automatyczne przetwarzanie dokumentów bez konieczności ręcznego wprowadzania informacji. W praktyce oznacza to potrzebę korzystania z narzędzi zgodnych z panującymi specyfikacjami technicznymi a także zapewnienia poprawnej komunikacji w gronie systemami finansowo księgowymi a platformą centralną. Dla wielu podmiotów istotnym zagadnieniem staje się również archiwizacja danych oraz dostęp do nich w określonym czasie, zgodnie z panującymi przepisami.

Integracja ksef z wykorzystywanymi już systemami informatycznymi stanowi wyzwanie o charakterze organizacyjnym i technicznym. Wymaga analizy istniejących procesów oraz oceny, w jaki sposób nowe rozwiązanie wpłynie na ich przebieg. Kluczowe jest zapewnienie spójności danych oraz eliminacja potencjalnych błędów wynikających z nieprawidłowej konwersji informacji. Integracja obejmuje zazwyczaj konfigurację interfejsów, testowanie poprawności przesyłanych dokumentów a także dopasowanie procedur wewnętrznych do nowego modelu pracy. W tym kontekście istotne staje się także przeszkolenie osób odpowiedzialnych za obsługę systemów majątkowych.

Funkcjonowanie systemu opartego na centralnym obiegu faktur wpływa na sposób raportowania a także kontroli dokumentów finansowych. Dane przesyłane do systemu są przetwarzane w sposób ustandaryzowany, co zmienia dotychczasowe podejście do ewidencji i analizy informacji księgowych. Wymaga to większej dbałości o prawidłowość danych źródłowych a także terminowość ich przekazywania. Z perspektywy organizacyjnej ważne jest także monitorowanie przemian w przepisach a także aktualizacja wykorzystywanych rozwiązań technicznych, ażeby zachować zgodność z panującymi wymaganiami i zagwarantować ciągłość procesów finansowych.

Więcej informacji w tym temacie: łatwa integracja ksef.

Informacje na stronie mają charakter wyłącznie informacyjny, nie są poradą inwestycyjną, finansową czy prawną.

[Publikacja sponsorowana]